8. september 2026

Fagleg­ir ferlar og áreið­anleg ákvarð­anataka

Margrét Silja Þorkelsdóttir, svæðisstjóri Norðursvæðis

Undanfarin ár hefur Vegagerðin stóraukið áherslu á bætta verkefnastjórnsýslu. Upphaf vegferðarinnar má rekja til skýrslu innanríkisráðuneytisins um málaflokkin frá árinu 2016 þar sem lögð var áhersla á markvissa notkun fjármuna til samgönguframkvæmda. Verkefnastjórnsýsla (e. project governance) fjallar um ramma verkefna frá fyrstu hugmynd að framkvæmd, ferli ákvarðana og upplýsingagjafar með það að markmiði að verkefni skili tilætluðum ávinningi. Vaxandi eftirspurn var, bæði innan Vegagerðarinnar og frá hagaðilum utan hennar, eftir markvissari og samræmdar verkefnastjórnsýslu. Ytra umhverfi samgönguverkefna er mjög kvikt og geta forsendur verkefna hæglega breyst á löngum undirbúningstíma þeirra. Það skiptir auk þess sífellt meira máli að færa „bestu venjur“ á blað til þess að tryggja yfirfærslu þekkingar í nútímasamfélagi. Í dag eru mannabreytingar örari en áður og stórar kynslóðir með langan starfsaldur í faginu eru að hverfa af vinnumarkaði.

Betri kostnaðaráætlanir

Eitt af lykilverkefnum umbótavinnunnar var að skerpa á gerð kostnaðaráætlana, sér í lagi á fyrri stigum áætlanagerðar. Vegagerðin hefur náð mjög góðum árangri í áætlanagerð frá lokastigum hönnunar til framkvæmdastigsins. Markmiðið í gerð bættra kostnaðaráætlana var einfalt: að endanlegur kostnaður framkvæmda verða sem næst því sem spáð er fyrir um á upphafsstigum áætlanagerðar og þróist innan fyrirfram skilgreindra vikmarka á hverju hönnunarstigi. Vikmörkin þrengjast eftir því sem hönnun vindur fram og verður ítarlegri, en það er afar mikilvægt að gera vikmörkum hærra undir höfði á snemmstigum áætlanagerðar þegar óvissa er enn mikil. Í umbótavinnunni var einnig lögð rík áhersla á að auka rekjanleika í þróun kostnaðar og að kostnaðarfrávik væru skýrð í forsenduskýrslu með hverri kostnaðaráætlun.

Samhliða var lögð áhersla á skýr ferli og vel skilgreind hlutverk og ábyrgðir í verkefnateymum. Flóknu ferli nýframkvæmda hefur verið stillt upp í flæðiriti sem sýnir helstu hlutverk verkefnateymis á hverju stigi verkefnis. Flæðiritið sýnir nauðsynlegar boðleiðir, mikilvæga upplýsingagjöf, heimildaöflun og ákvarðanatöku á hverjum tíma eins og henni er lýst í gæðakerfi.

Áfangahlið nýframkvæmda

Í ferli nýframkvæmda var áfangahliðum bætt við á milli hönnunarstig og áður en verk fer í framkvæmd. Markmið þeirra er að tryggja að réttir aðilar hafi aðkomu að verkefnum á réttum tíma og byggi ákvarðanatöku á upplýstum, faglegum og rekjanlegum grunni. Slíkt er gríðarlega mikilvægt þegar verkefni þróast yfir langan tíma og eru næm fyrir ytri breytingum s.s. samfélags- og skipulagslegum.

Áfangahliðin hafa ekki síst reynst afar gagnleg við eftirfylgni innri gæðakrafna Vegagerðarinnar. Gæðakerfi Vegagerðarinnar hefur verið ISO-9001 vottað frá árinu 2023, eftir markvissa vinnu við endurskoðun þess, virkjun ferla og samræmingu vinnulags. Í dag er unnið eftir sameiginlegum kröfum og verklagi um allt land, sem auðveldar ekki aðeins samstarf innan stonunar heldur styrkir einnig samstarf við verktaka og aðra hagaðila. Lögð er sérstök áhersla á það að gæðakerfið sé lifandi og sífellt uppfært í takti við örar breytingar – styðji þannig við þróun í stað stöðnunar.

Samræmd verkefnastýring

Til að styðja bætta verkefnastjórnsýslu frekar réðst Vegagerðin í innleiðingu verkefnastjórnunarkerfis sem nær yfir sem flest verksvið stofnunarinnar. Kerfið auðveldar yfirsýn, eykur samræmi og styður við gagnsæi. Stofnunin er langt komin með innleiðingu í verkefnasafni nýframkvæmda og stærri viðhalds- og öryggisaðgerða, en safnið samanstendur af rúmlega 70 virkum verkefnum af mjög fjölbreyttri stærðargráðu um allt land.

Þótt megináherslan hafi hingað til verið á nýframkvæmdir er stefnan að útvíkka þessa nálgun til annarra verksviða. Með því er lagður grunnur að áframhaldandi umbótavegferð þar sem markmiðið er skýrt: að byggja upp, reka og þjónusta samgöngukerfi landsins á skilvirkan, hagkvæman og öruggan hátt fyrir samfélagið allt.

Næstu skref

Í lok árs 2025 lét Vegagerðin framkvæma óháð mat á þeim verkefnum sem hefur verið ráðist í undanfarin ár undir hatti verkefnastjórnsýslu. Niðurstaða matsins var að sú vinna sem hefur verið unnin sé mjög líkleg til þess að leiða til árangurs, en einnig bent á nokkur áhersluatriði sem myndu leiða stofnunina enn lengra í sinni vinnu. Í kjölfarið hafa þegar verið sett á fót umbótaverkefni tengd áhættustjórnun og skilgreiningu verkefnastofna og hlutverki þeirra í verkefnastjórnsýslunni, ásamt því að skerpa á því verklagi sem er þegar búið að festa sig í sessi.

Það er mat stjórnenda að áherslur liðinna ára hafi þegar skilað árangri á sviði gæðamála, bættra upplýsinga um þróun kostnaðar, auknu gagnsæi og rekjanleika ákvarðana. Síðast en ekki síst leiðir vinna eins og sú sem Vegagerðin hefur farið í til þess að þær bestu venjur sem byggst hafa upp af langri og sérhæfðri reynslu stofnunarinnar skili sér í enn markvissari notkun fjármuna hins opinbera.

Þessi grein birtist fyrst í Framkvæmdafréttum 3.tbl nr. 740 árg. 2026.